【この記事を書いた人】
来流 壱郎（きりゅういちろう）
◆職場活性化ファシリテーションの管理人
◆上司力アップ専門家
◆ファシリテーションコーチ
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質問
職場でリーダーをしております。
課題解決を目的として会議を行うのですが、意見がバラバラですぐにタイムアップになってしまうのですが上手くまとめる方法はありますでしょうか？
回答
ご質問ありがとうございます！
課題解決を目的として会議を行っているとの事、素晴らしいですね！
意見は出るもののバラバラで上手くまとまらずタイムアップになってしまうという事ですね！
では上手にまとめていく方法をお伝えしていきますね！
まず、課題解決を目的とした会議を行う場合にとても大事な要素があります。
今回のご相談は、皆さんからの意見は頂けるという事ですので『意見を求める内容・目的』を明確にする必要がありますね！
そもそも意見が出ない！という方は別のＱ&Ａ記事も参考にしてみてください
会議の時に意見を聞いても誰も応えてくれません、どうしたら皆が意見を聞いてくれますか？
☝☝
関連記事です。
さて
課題解決を目的とした会議は大抵「課題」については明確になってはいるものの
何故「課題」が生まれたのか
『問題点の特定』と『問題点が生まれた原因の共有・合意』
がされないまま解決策について議論されることが多いですね。
『問題点の特定』と『問題点が生まれた原因の共有・合意』
されていないと参加者は個人個人が思う「原因」を作り出して、課題解決策を意見することになります。
例えば
会議目的：「業績の低迷を解決したい」という課題解決を行う会議
『問題点の特定』と『問題点が生まれた原因の共有・合意』を行わずに意見を求めた場合
こんな感じの意見が繰り広げられます。
営業が弱いんだよ、営業に力を入れればいいんだよ！
営業というより商品企画側の問題で人気商品が無いからだよ！
そもそも人員不足で皆忙しすぎてモチベーションダウンしているんだから人雇おうよ！
じゃあとりあえずさ お客様にアンケート取ってみたらいいんじゃないの！決まり！
････････････どうですか？
全く話がまとまりませんよね？
まとまるどころか、問題点もはっきりしていないのに勝手に解決策まで意見が出る始末…
これではどんなに優秀なファシリテーターでもまとめる事は不可能、もしくは強引に結論を導きだしてしまうしか手立てがないですよね？
”いつもこんな感じでまとまらないまま時間だけ過ぎていく”
こんな悩みを抱えるビジネスパーソンがとても多いのです。
ではどうするか！
『問題点の特定』と『問題点が生まれた原因の共有・合意』
を行い、適切な課題解決策を導いていく手順をお伝えしていきますね♪
①現状把握（現状分析）
➁あるべき姿の共有・合意
③問題点の抽出（現状とあるべき姿のギャップ）
④主たる問題点の特定と原因の共有・合意
⑤問題点の解決策について意見を出す
⑥実行すべき解決策を選択する
⑦解決策の実行プランを決定し合意を得る
現状把握をしたうえで”あるべき姿”と”現状”のギャップを確認していくわけですね♪
”問題点”は現状とあるべき姿のギャップ
を皆で確認して特定するわけですね！
例えば
課題：業績が低迷している
現状：売上が前年より下がっている
あるべき姿：前年同等かそれ以上
ギャップ：営業成績が落ちている
原因：営業担当の退職により中途採用した営業員の成績があまりよくない
ここまで原因が絞りこめるとメンバーからの「課題解決策」の意見もこんな感じに変化します。
営業が弱いんだよ、営業に力を入れればいいんだよ！
中途採用した営業員の成績が落ちているのであれば育成する必要があるね！
そうね、育成プログラムを作成して研修会などを行っていくのがいいね！
リーダーなどによる営業同行やロールプレイなども組み込むといいね！
どうでしょう？
「問題点」が絞られた状況で意見を出し合うと、解決策も方向性が同じなのでとてもまとめやすいですよね♪
このように
『問題点の特定』と『問題点が生まれた原因の共有・合意』
するために
”問題点”は現状とあるべき姿のギャップ
について確認しあう事で
意見はとてもまとめやすくなるわけですね♪
これからもあなたのお役に立てるようＱ&Ａなどもどんどん発信していきますが、お急ぎの方は講座を開催しておりますので是非お越しくださいね！
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